【AI要約】公文書等の管理に関する法律のやさしい解説

この法律はどんなことを定めているの？

この法律は、国の行政機関などが作成・取得した「公文書」を、どのように保存し、管理し、将来に残すかを定めた法律です。

行政の仕事の証拠として、公文書は「国民共有の知的資源」とされています。法律により、適切な記録、保存、廃棄、移管などのルールを整えています。

目的は、行政の透明性の確保・歴史的記録の保存・市民の知る権利の保障です。

この法律がないとどうなる？

行政機関が自分の都合で文書を廃棄したり、保存期間をバラバラに決めてしまったりする恐れがあります。

その結果、国民が行政の判断プロセスを後から確認できず、不正の隠蔽や責任の所在不明につながる可能性もあります。

この法律があることで、公文書の管理に統一的なルールができ、将来の検証や説明責任のために記録が確保されます。

この法律を守らなかったら？

この法律は行政機関に対して義務を課すものですが、違反したからといって直接的な罰則規定はありません。

ただし、法に反した文書の不適切な廃棄や隠蔽は、政治的・社会的に重大な問題として取り上げられ、行政全体の信頼を損なう可能性があります。

また、記録の不存在や保存不備が、情報公開訴訟や国会審議で追及されるケースもあります。

たとえばこんな場面（一般的な事例）

• 官庁が契約文書を保存しておらず、情報公開に応じられなかった → 管理義務違反の問題に
• 政策決定の経緯が文書に記録されていない → 後から検証ができず、説明責任が問われる
• 保存期間が終了した文書を勝手に延長・廃棄 → 適正な管理をしていないと指摘される

※保存や廃棄のルールに従う必要があります。

公文書の管理ルールとは？

法律では、以下のような文書管理の基本が定められています。

• 記録の作成義務：政策の意思決定や事務の実施について、公務員は記録を残さなければならない
• 保存期間の設定：文書の重要性に応じて、1年～30年以上の保存期間を設定
• 廃棄の基準：保存期間が過ぎても廃棄にはチェックと記録が必要
• 国立公文書館への移管：歴史的価値のある文書は、最終的に国立公文書館へ移す

どんな文書が対象になるの？

対象となるのは、「行政機関の職員が職務上作成・取得し、組織的に用いる文書」で、紙・電子データ問わず含まれます。

たとえば：

• 決裁文書、会議録、指示メモ、契約資料、統計データなど
• メールやファイルも、条件により対象となります

用語の補足

• 公文書：国や自治体などの機関が業務の中で作成・取得した文書
• 国立公文書館：歴史的に重要な文書を永久保存し、公開するための国の施設
• 保存期間：公文書を保存する年数。内容の重要性によって変わる
• 移管：公文書を一定期間後に公文書館などへ引き継ぐこと

注意点

このページは、公文書等の管理に関する法律の内容をやさしく紹介するもので、教育・啓発を目的としています。
内容は一般的な情報に基づいており、すべての状況にあてはまるとは限りません。

具体的な判断が必要な場合は、弁護士や行政機関、公文書館などへご相談ください。

本サイトは法律相談を行うものではなく、AI技術を活用して情報を提供しています。

掲載している情報には細心の注意を払っていますが、正確性や最新性を保証するものではありません。

参考リンク

出典：e-Gov法令検索（公文書等の管理に関する法律）